Hinweise zur elektronischen Kommunikation (Archiv)
Die Stadt Schwedt/Oder stellt für die Übermittlung von einfachen E-Mails ohne Verschlüsselung und Signatur die Adresse
zur Verfügung. Weiterhin wurde eine Reihe von aufgabenbezogenen E-Mail-Adressen eingerichtet, die Sie für die Kommunikation nutzen können. Die Adressen finden Sie auf dem Kopfbogen oder im Internet als Information zu der entsprechenden Verwaltungsaufgabe.
Damit Ihre Anfrage zügig bearbeitet werden kann, geben Sie bitte den Empfänger Ihrer Anfrage so genau wie möglich an. Nicht alle Anfragen können auch elektronisch beantwortet werden. Deshalb ist es erforderlich, dass Sie in einer E-Mail auch Ihre Postanschrift mitteilen.
Beachten Sie bitte weiterhin folgende Hinweise:
Dateiformate
Folgende Dateiformate werden als Anhänge akzeptiert:
– Portable Document Format (.pdf)
– Bilddateien (.tif, .jpg, .jpeg, .bmp)
Dateien mit den Endungen .rtf, .doc, .xls werden aus Gründen der Datensicherheit derzeit nur verzögert entgegengenommen oder unbearbeitet abgewiesen.
In allen Dateianhängen dürfen kein ausführbarer Code, automatisierte Abläufe, Programmierungen (Makros) oder ein Kennwortschutz verwendet werden.
Weitere Formate werden nur nach ausdrücklicher Zustimmung der Stadt Schwedt/Oder angenommen.
Dateigröße
Die Gesamtgröße einer E-Mail inkl. aller Anhänge ist auf eine Größe von 20 Megabyte (MB) beschränkt. Größere E-Mails können technisch nicht verarbeitet werden. Beim Versenden in einer E-Mail benötigen Dateien mehr Platz als auf der Festplatte. Der Faktor beträgt ca. 1,5.
Sollten Ihre Dateianhänge nicht verarbeitet werden können, wird Ihnen dies schnellstmöglich mitgeteilt.
E-Mail mit signiertem Dateianhang
Eine durch Rechtsvorschrift angeordnete Schriftform kann, soweit nicht durch Rechtsvorschrift etwas anderes bestimmt ist, durch die elektronische Form ersetzt werden. Dies kann neben anderen Möglichkeiten durch die Verwendung einer qualifizierten elektronischen Signatur erfolgen. Die elektronische Form entwickelt die gleiche Rechtswirkung wie die unterschriebene Papierform (Schriftform).
Rechtsgrundlagen: § 3a VwVfG, § 36a SGB I, § 2 Nr. 3 SigG
Die Stadt Schwedt/Oder eröffnet zum 1. Juli 2014 den elektronischen Verwaltungszugang. Für E-Mails mit qualifiziert elektronisch signierten Dokumenten wird die zentrale E-Mail-Adresse
zur Verfügung gestellt. Für alle anderen E-Mail-Adressen der Stadt Schwedt/Oder wird der rechtsverbindliche Zugang ausdrücklich nicht eröffnet. Das bedeutet, dass Sie über andere E-Mail-Adressen keine Anträge verbindlich stellen können oder Fristen gewahrt bleiben, wenn Sie Ihre E-Mail an eine andere Adresse als signatur.stadt@schwedt.de senden.
Bitte beachten Sie, dass nur qualifiziert elektronisch signierte Dokumente eine rechtlich angeordnete Schriftform ersetzen können.
Bitte geben Sie in Ihrer E-Mail Ihre postalische Adresse sowie den gewünschten Empfänger mit Fachbereich und Fachdienst so genau wie möglich an. Ihre E-Mail kann mit diesen Angaben schneller weitergeleitet werden.
Bitte beachten Sie für die Übermittlung Ihrer signierten Dokumente folgende technische Hinweise:
1. Dateiformate
Folgende Dateiformate werden als Anhänge akzeptiert:
• Portable Document Format (.pdf)
• Textdateien (.rtf oder .txt)
• Microsoft Word (.doc oder .docx)
• Microsoft Excel (.xls oder .xlsx)
• Bilddateien (.tif, .jpg, .jpeg, .bmp)
In allen Dateianhängen dürfen kein ausführbarer Code, automatisierte Abläufe, Programmierungen (Makros) oder ein Kennwortschutz verwendet werden.
Weitere Formate werden nur nach ausdrücklicher Zustimmung der Stadt Schwedt/Oder angenommen.
Sollten Ihre Dateianhänge nicht verarbeitet werden können, wird Ihnen dies schnellstmöglich mitgeteilt.
2. Zertifikat bzw. Signatur
Die Stadt Schwedt/Oder akzeptiert nur Signaturen, die mit dem Zertifikat eines bei der Bundesnetzagentur akkreditierten Zertifizierungsdiensteanbieters erstellt wurden. Eine Übersicht der Anbieter finden Sie auf der Website der Bundesnetzagentur.
Jedes Dokument ist separat zu signieren.
3. Dateigröße
Die Gesamtgröße einer E-Mail inkl. aller Anhänge ist auf eine Größe von 20 Megabyte (MB) beschränkt. Größere E-Mails können technisch nicht verarbeitet werden.
4. Verschlüsselung
Die Stadt Schwedt/Oder nimmt nur unverschlüsselte Nachrichten entgegen.
Beim Empfang von E-Mails werden diese automatisiert im Hinblick auf Spam- und Sicherheitsgesichtspunkte geprüft. Wenn Ihre E-Mail nicht den genannten Kriterien entspricht, wird sie nicht zugestellt.
Nähere Informationen zu elektronischen Signaturen nach dem Signaturgesetz erhalten Sie auf der Website des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik:
Bitte beachten Sie: Die Stadt Schwedt/Oder versendet Bescheide und andere Mitteilungen, die einem rechtlichen Schriftformerfordernis unterliegen, bis auf weiteres in der Papierform.
